Jak niszczy się duże partie dokumentów?

W każdej firmie produkuje się wiele plików, a okres ich przechowywania określają przepisy prawa. Jeśli mamy archiwum, zapewne w nim przechowujemy piki. Nawet największe archiwum ma ograniczenia, więc część dokumentów można zniszczyć, gdy minął czas obowiązkowego ich składowania. Co robić w takiej sytuacji? Jeśli dokumentów jest mało, możemy niszczyć je sami, ale jeśli ważą kilka ton, zamówmy usługę masowego niszczenie dokumentów.

Jakie pliki można zniszczyć? Czym jest masowe niszczenie dokumentów?

Tworzone w każdej firmie dokumenty trzeba zanalizować pod kątem konieczności ich archiwizowania. Podczas archiwizacji dokumentów, nadaje się im kategorie, które informują o tym, jak długo trzeba przechowywać pliki. Symbolem „A” oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, a opatrzone nią druki są przekazywane do właściwego archiwum na wieczyste przechowywanie.

Symbol „B” to dokumentacja niearchiwalna, czyli dokumenty, które trzeba przechowywać przez pewien czas. Przy literze B zawsze zapisuje się cyfrę arabską, która informuje o liczbie lat zarchiwizowania dokumentu. Kiedy ten czas minie, dokumenty, za zgodą archiwum państwowego, można zniszczyć. Jeśli dokumentów jest dużo, zamówmy usługę masowego niszczenia dokumentów.

Kiedy zamawia się usługę masowego niszczenia dokumentów?

Wynajem lokali jest drogi, więc szkoda płacić za przestrzeń, którą przeznaczymy na archiwum. Coraz częściej firmy decydują się na wynajęcie firmy zewnętrznej, która archiwizuje dokumenty. Warto jednak przejrzeć archiwum, gdyż może się okazać, że wiele dokumentów archiwizowanych jest niepotrzebnie, gdyż ich okres przechowywania dawno minął, co oznacza, że można je bezpiecznie zniszczyć. W takiej sytuacji można zamówić usługę masowego niszczenia dokumentów, gdzie dokumenty do zniszczenia są przekazywane na paletach.

Na czym polega masowe niszczenie dokumentów?

Firmy, które oferują usługę masowego niszczenia dokumentów zatrudniają wykwalifikowanych pracowników, więc nie ma obaw, że pliki dostaną się w niepowołane ręce. Zostaną one odpowiednio przygotowane do transportu zabezpieczonymi pojazdami w taki sposób, aby zachowana została pełna integralność informacji. Pliki są przewożone na paletach, a w siedzibie firmy są utylizowane w profesjonalnej instalacji niszczącej. Taka forma niszczenia dokumentów jest dobrym rozwiązaniem, gdyż pozwala zredukować koszty administracyjne i zwolnić kosztowne miejsce archiwizowania.

Obowiązek dbałości o dokumenty spoczywa na właścicielu firmy. Jeśli w firmie mamy archiwum, zróbmy w nim porządek i zniszczymy dokumenty, które nie są nam potrzebne i których nie musimy archiwizować. By ułatwić ten proces, zamówmy usługę masowego niszczenia dokumentów.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *