Jak zarchiwizować faktury?

Prowadzenie firmy nakłada na przedsiębiorcę wiele obowiązków, wśród których jest także fakturowanie, rozliczenia podatkowe oraz przechowywanie dokumentów księgowych. Dokumentację księgową należy w odpowiedni sposób przechowywać, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Łamanie przepisów dotyczących archiwizacji faktur grozi bowiem poważnymi konsekwencjami.

Jak prawidłowo przechowywać dokumenty księgowe? Archiwizacja faktur

Przechowywanie faktur, zarówno tych w wersji papierowej, jak i elektronicznej, regulują przepisy art. 112 i 112a ustawy o VAT. Podatnicy są zobowiązani do przechowywania ewidencji prowadzonych dla celów rozliczania podatku oraz wszystkich dokumenty, w szczególności faktur związanych z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, który upływa w terminie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W związku z tym, okres archiwizacji faktur należy liczyć od końca roku, w którym rzeczywiście uregulowano podatek. Archiwizacja faktur jest koniecznością, a musi przebiegać zgodnie z zapisanymi w ustawie zasadami. Trzeba je składować w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, spełniając warunek dotyczący autentyczności ich pochodzenia, integralności treści oraz czytelności do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Oznacza to, że musi być oczywistym, kto daną fakturę wystawił. Na dokumencie absolutnie nie wolno zmieniać żadnych danych.

Archiwizacja faktur w formie elektronicznej

Faktury można przechowywać także w formie elektronicznej. Muszą jednak być dobrze zabezpieczone przed możliwością dokonania ewentualnej zmiany, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, a także uszkodzeniem lub zniszczeniem. Przedsiębiorca odpowiada za przygotowanie kopii zapasowej dokumentacji elektronicznej na osobnych, trwałych nośnikach danych cyfrowych. Poza tym powinien mieć dostęp do urządzeń służących do odczytu i wydruku informacji ze wspomnianych nośników. Archiwizacja faktur może być także przygotowywana w systemie mieszanym, co oznacza, że wystawiamy faktury elektroniczna, lecz archiwizujemy je

w formie papierowej. Natomiast rozwiązaniem odwrotnym będzie wystawianie oraz przekazywanie faktur w wersji tradycyjnej, a przechowywanie w postaci elektronicznej. Wtedy też archiwizacji faktur można dokonywać po uprzednim zeskanowaniu faktur lub w systemie, w którym zostały stworzone.

Archiwizacja faktur to bardzo ważny aspekt działalności przedsiębiorstwa. Właściciel firmy musi zadbać o to, by przepisy były przestrzegane we właściwy sposób.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *